知识产权海关保护备案，是指知识产权权利人，按照《知识产权海关保护条例》的规定，将其知识产权的法律状况、有关货物的情况、知识产权合法使用情况和侵权货物进出口情况以书面形式通知海关总署，以便海关在对进出口货物的监管过程中能够主动对有关知识产权实施保护。

一、知识产权海关备案需要的资料

知识产权海关备案需要提交的材料有：

1、知识产权权利人个人身份证件的复印件、工商营业执照的复印件或者其他注册登记文件的复印件。
2、国务院工商行政管理部门商标局签发的《商标注册证》的复印件。申请人经核准变更商标注册事项、续展商标注册、转让注册商标或者申请国际注册商标备案的，还应当提交国务院工商行政管理部门商标局出具的有关商标注册的证明；著作权登记部门签发的著作权自愿登记证明的复印件和经著作权登记部门认证的作品照片。申请人未进行著作权自愿登记的，提交可以证明申请人为著作权人的作品样品以及其他有关著作权的证据；国务院专利行政部门签发的专利证书的复印件。专利授权自公告之日起超过1年的，还应当提交国务院专利行政部门在申请人提出备案申请前6个月内出具的专利登记簿副本；申请实用新型专利或者外观设计专利备案的，还应当提交由国务院专利行政部门作出的专利权评价报告。
3、知识产权权利人许可他人使用注册商标、作品或者实施专利，签订许可合同的，提供许可合同的复印件；未签订许可合同的，提交有关被许可人、许可范围和许可期间等情况的书面说明。
4、知识产权权利人合法行使知识产权的货物及其包装的照片。

5、已知的侵权货物进出口的证据。知识产权权利人与他人之间的侵权纠纷已经人民法院或者知识产权主管部门处理的，还应当提交有关法律文书的复印件。
6、海关总署认为需要提交的其他文件或者证据。
二、知识产权海关备案期限

知识产权海关备案的期限为10年，不足10年按照该知识产权权利剩余有效期计算，可续展。但在实践中是按照7年来操作的。

三、企业事先进行知识产权海关备案的好处

1、备案是海关主动保护的必要条件。在知识产权海关保护的实践中，企业如果事先没有将其知识产权向海关备案，海关发现侵权货物即将进出境，也无法启动主动保护措施，即不能主动中止其进出口，也无权对侵权货物进行调查处理。

2、知识产权海关备案有助于海关发现侵权货物。由于拥有知识产权的企业在备案时，提供了有关知识产权的法律状况、权利人的联系方式、合法使用知识产权情况、侵权嫌疑货物情况、有关图片和照片等情况，使海关有可能在日常监管过程中发现侵权嫌疑货物并主动予以扣留。所以，事先进行知识产权备案，可以使权利人的合法权益得到及时的保护；

3、事先的备案可缓解缴纳担保的资金压力。根据《保护条例》及其实施办法的规定，企业知识产权事先向海关备案的，如果发现某货物涉嫌侵权申请海关扣留，在缴纳担保时有一些优惠措施：货物价值不足人民币2万元的，提供相当于货物价值的担保；货物价值为人民币2万元至20万元的，提供相当于货物价值50％的担保，但担保金额不得少于人民币2万元；货物价值超过人民币20万元的，提供人民币10万元的担保。而知识产权事先未在海关备案而要求海关查扣某批货物的， 申请人需提供相当于货物价值的担保。可见，知识产权备案后提供担保的最高限额为10万元，而未备案的，则需提供的担保无此限制，现实中往往高达几十万，甚至几百万、上千万元。这都是企业很难承受的数额。

综上，企业事先进行知识产权海关备案，可以获得海关的主动保护，使海关能够及时发现侵权货物，降低维权成本。此外，企业也可通过查询备案，了解其承揽加工和出口的货物是否可能构成侵权，降低企业承担的风险，减少不必要的损失。